Как доставить 700 тонн продукта клиенту за 3300 км: главное в проекте

В конце 2020 года мы закрыли сделку с крупнейшим российским поставщиком труб большого диаметра — Евразийским трубопроводным консорциумом (ЕТК). Для транспортировки раствора этиленгликоля в микрорайон г. Нового Уренгоя Коротчаево, кроме собственного автопарка, использовали транспорт сторонней компании. Для нас это исключение из правил. Каких еще корректировок привычной схемы работы потребовала крупная сделка? Мы выделили 5 отличий этого проекта от типового.

Профиль сделки

Кому: Евразийскому трубопроводному консорциуму

Что: водно-гликолевый раствор 60 %

Сколько: 704 тонны

Как: наливом

Когда: ноябрь 2020

За сколько: месяц

Куда: Коротчаево, Новый Уренгой, ЯНАО

На какое расстояние: 3300 км

В чем специфика: большой объем, сжатые сроки

Длительный переговорный процесс

Первый запрос от ЕТК на поставку 1000 тонн водно-гликолевого раствора поступил в апреле 2020 года. Мы подготовили коммерческое предложение. Клиент начал согласовывать условия поставки с конечным покупателем, сравнивать варианты. Процесс затянулся. На момент, когда условия были согласованы, завод-производитель повысил цены на продукцию. Коммерческое предложение потеряло актуальность. Мы подготовили вариант, скорректированный с учетом действующих цен. Но ситуация повторилась. В итоге за полгода переговоров и согласований мы разработали 6 коммерческих предложений и только в ноябре 2020 года заключили договор с ЕТК на поставку 704 тонн продукта.

До подписания договора провели несколько личных встреч с представителями ЕТК. Обсудить все нюансы крупной сделки по телефону или онлайн сложно. Как показывает практика, офлайн-коммуникации намного эффективнее. В ходе прямых переговоров оперативно возникают и решаются вопросы, легче найти компромисс и достичь договоренности.

А вот что о подготовке к сделке рассказывает Алексей Урсу, заместить начальника управления снабжения ЕТК (ГК «Евракор»): «Мы долго обсуждали со своим заказчиком возможные варианты проведения испытания трубопровода — с использованием сжатого воздуха, воды, водно-гликолевого раствора.

Сопоставив все факторы, приняли решение проводить испытания зимой с использованием последнего. Рассматривались предложения нескольких поставщиков раствора. Основные аргументы в пользу «Гликоли.ру»: хорошая деловая репутация компании и ее руководителя, нам компанию рекомендовали ее клиенты, а также более низкая цена, чем в среднем по рынку. В ноябре провели работы по контрактации и перешли к отгрузкам».

Экскурсия на производство

Важно не просто рассказать клиенту, как будет проходить поставка, но и показать производственную базу и автопарк, чтобы у него появилось четкое представление, как готовится раствор, разливается и транспортируется.

Мы организовали для представителя ЕТК экскурсию в цех. Реалии производства впечатляют. В цеху стоят большие емкости, в которых концентрированный этиленгликоль размешивается с водой и присадками. В результате получается водный раствор необходимой концентрации. Цех способен перерабатывать до 100 тонн этиленгликоля в сутки. По согласованию с клиентом мы остановились на показателе выработки — 44 тонны в рабочую смену.

Только когда представитель клиента своими глазами увидел производство, был заключен договор. Мы предложили несколько вариантов доставки продукта до конечного пункта в ЯНАО.

Алексей Урсу: «Мы в первый раз работали с «Гликоли.ру», поэтому действовали по привычной схеме: доверяй, но проверяй. У нас давно сложилась практика ездить на производство, смотреть мощности, экспертно оценивать, справится ли контрагент с поставленной задачей, сможет ли он выполнить свои обязательства в срок. Поставщик показал цех, где из моноэтиленгликоля готовятся растворы. Слова не разошлись с делом: оборудование работает, все люди на своих местах. Благодаря поездке на производство мы минимизировали риски и спокойно подписали договор».

Решение сложной логистической задачи

Сравнив все варианты, клиент пришел к выводу, что целесообразно заказать доставку всего объема продукта нашим автотранспортом. У нас 15 единиц техники. Но задействовать весь транспорт на одном проекте мы не могли, поэтому часть работы по доставке передали транспортной компании.

В ЯНАО было отправлено 32 автоцисцерны емкостью 22 тонны. Машины из Дзержинска Нижегородской области в Коротчаево шли 5-6 суток. Привлечение транспортного подрядчика позволило выполнить сроки поставки, но усложнило документооборот и подготовку к сделке.

Основная сложность поставки 700 тонн продукта за месяц состояла в том, чтобы обеспечить слаженность процессов подвоза сырья, отгрузки готовой продукции, логистики и приемки на складе. Выстроенная нами система работала как единый механизм. Мы синхронизировали два материальных потока: параллельно доставляли этиленгликоль с завода на производство и в эти же цистерны отгружали готовый водно-гликолевый раствор. Ни на одном из этапов не возникало заминок, которые могли привести к срыву сроков, штрафам и в конечном счете убыткам для обеих сторон сделки.

Алексей Урсу: «Проект отличала сложная логистика. Трубопровод построен на Обской губе — место труднодоступное: железнодорожным транспортом до объекта не добраться, только машинами повышенной проходимости. Поставщик доставлял продукт автоцисцернами до Коротчаево. Дальше мы его сливали во временные емкости на вездеходном шасси и везли еще на 250 км на строящийся объект. В сроки уложились, к испытаниям приступили вовремя».

Два потока документооборота

В рамках сделки с ЕТК мы заключили два договора. Один — собственно с ЕТК на поставку продукции, другой — на транспортные услуги. Оба направления необходимо было курировать. Заключение второго договора, так же как и основного, потребовало времени на проведение стандартных процедур проверки контрагента. Чтобы исключить риск срыва поставки из-за возможной недобросовестности транспортной компании, наши юристы тщательно проверяли документы контрагента, в том числе характеризующие финансовое состояние организации, ее активы. Серьезных сложностей на этапе подготовки договоров не возникло.

Документооборот шел двумя потоками: отгрузочные документы на продукцию — счет-фактура, товарная накладная, транспортная накладная, и параллельно — документы, фиксирующие, что машина загружена и отправлена, — акты выполненных работ к договору с транспортной компанией.

На каждую партию поставляемого продукта на основе лабораторных исследований мы оформляли паспорт качества. Технолог делал забор проб, по каждой партии оставлял контрольную пробу до момента приемки и проверки качества продукта заказчиком.

Машины с грузом дважды взвешивались: у нас, при выезде с территории, и по прибытии в Коротчаево. Продукт оценивался по весу и плотности, потом сливался во временные надувные емкости.

Постпродажная поддержка

Конечный потребитель водно-гликолевого раствора до начала отгрузки продукта закупил емкости для слива в них содержимого автоцисцерн, доставки непосредственно на объект и последующей закачки продукта в трубопроводы. Когда весь объем раствора был принят заказчиком, он перешел к заливке этиленгликоля в систему. Этот этап проходил за несколько дней до новогодних праздников. Наш технолог постоянно консультировал по вопросам перекачки продукта из большой емкости в трубопровод. Рекомендовал оборудование, с помощью которого проще всего выполнить эту работу.

Также технолог рассказывал, как поведет себя раствор при низких температурах. Лабораторный анализ продукции проводился при 20 °С. А в ЯНАО в процессе перекачки этиленгликоля температура внешней среды была уже минус 40 °С. Мы отправили клиенту диаграмму, отражающую реакцию раствора, и дали необходимые рекомендации по использованию продукта в условиях дальнейшего понижения температуры.

Надо сказать, все участники сделки к ней хорошо подготовились, были открыты для диалога, обсуждения возможных проблем и работали согласованно.

Алексей Урсу: «На этапе испытания трубопровода сложность вызвали аномально низкие температуры, близкие к критическим для водно-гликолевого раствора. Продукт начал кристаллизоваться и загустевать. Наш заказчик заподозрил, что продукт некачественный, взял паспорта, пробы, отвез их в независимую лабораторию. Результаты заключения его успокоили: качество раствора этиленгликоля полностью соответствует заявленным характеристикам.

Нам на помощь пришли погода — потеплело, а также технолог «Гликоли.ру» с консультациями по свойствам водно-гликолевого раствора.

Для нас это был первый опыт проведения испытаний трубопровода с использованием раствора этиленгликоля. Если в будущем возникнет необходимость испытаний в условиях до минус 53 °С, мы знаем к кому обращаться».

На что обратить внимание в крупной сделке? Наши рекомендации

Мы преодолели все сложности, связанные с значительным объемом, расстоянием, низкими температурами, и можем дать несколько советов тем, кто планирует заключить крупную сделку.

1. Найдите возможности для личной встречи, если стремитесь к полной ясности и единому видению всех этапов проекта.
2. Демонстрация технологии производства или переработки продукта снимает большую часть вопросов и сомнений клиента.
3. Если объем поставки большой и сроки поджимают, стоит привлечь надежного подрядчика. При этом помнить, что всю ответственность за результат несут основные участники.
4. Важно гармонизировать процессы поставки сырья, отгрузки готовой продукции, логистики и приемки на складе, исключить узкие места в цепочке. Это позволит избежать срыва сроков и, как следствие, штрафов и убытков.
5. Когда документов по сделке много, необходимо удвоить внимание к правильности и своевременности их составления.
6. Получив оплату и отгрузив продукт, не оставляйте вопросы клиента без ответа. Хороший поставщик всегда знает о продукте больше и готов делиться своими знаниями с партнерами.

Так и работаем!